اتوماسیون ERPNext با n8n: نُه گردش‌کار آماده برای کسب‌وکار ایرانی

در بیشتر شرکت‌های ایرانی، ERP داده را خوب نگه می‌دارد ولی پیگیری‌ها هنوز به حافظهٔ آدم‌ها بسته است. سرنخی که دیروز ثبت شد و کسی زنگ نزد. فاکتوری که ده روز از سررسیدش گذشته و حسابدار وقت نکرده فهرست بدهکاران را باز کند. کالایی که ته کشیده و انباردار وقتی فهمیده که مشتری پشت خط بوده است. هیچ‌کدام از این‌ها کمبود نرم‌افزار نیست. کمبود کسی است که هر روز سر ساعت نگاه کند و کار را به دست آدم درست برساند. n8n یک ابزار متن‌باز برای ساختن گردش‌کار است: رویدادی می‌رسد یا ساعتی فرا می‌رسد، چند گام پشت هم اجرا می‌شود و نتیجه جایی نوشته می‌شود. افزونهٔ «اتوماسیون n8n» زرین دیتا این ابزار را به ERPNext وصل می‌کند و نُه گردش‌کار آماده همراهش می‌آورد. از روز اول کار می‌کند و لازم نیست کسی کد بنویسد.

اتصال دو مسیر دارد. مسیر رفت، وب‌هوک است: وقتی در ERPNext سرنخی ساخته می‌شود، سفارشی ثبت می‌شود یا پرداختی می‌رسد، سایت پیامی کوتاه به n8n می‌فرستد. این پیام با HMAC-SHA256 روی بدنهٔ خام امضا شده است. گردش‌کار امضا را از نو حساب می‌کند و نام سایت و نام رویداد را هم می‌سنجد. اگر چیزی جور نباشد پاسخ ۴۰۱ می‌دهد و هیچ کاری انجام نمی‌شود. بدنهٔ پیام عمداً لاغر است: شناسهٔ سند و چند فیلد تجاری، بی ایمیل و تلفن و نشانی. هر چه بیشتر لازم باشد، n8n در مسیر برگشت از راه MCP زرین دیتا می‌خواند، آن هم با یک کاربر ربات کم‌دسترس به نام n8n-bot. پس سنجش دسترسی همیشه با موتور مجوز خود ERPNext است و دادهٔ مشتری بی‌دلیل در شبکه نمی‌چرخد. خروجی بیشتر گردش‌کارها یک «کار» در ERPNext است که به کاربر مشخصی سپرده می‌شود. نتیجهٔ اتوماسیون در همان میزکاری دیده می‌شود که تیم هر روز باز می‌کند و کسی مجبور نیست ابزار تازه‌ای یاد بگیرد.

- آزمون اتصال: با دکمهٔ آزمون در تنظیمات اجرا می‌شود و فقط پاسخ ۲۰۰ می‌دهد. چیزی در سایت نمی‌نویسد و فقط نشان می‌دهد امضا و نشانی درست است. - سرنخ تازه به کار پیگیری: هر سرنخ که ثبت شود، یک کار پیگیری با اولویت بالا و موعد فردا ساخته می‌شود. برای تیم فروشی که سرنخ‌هایش از چند کانال می‌آید، همین یک قاعده جلوی گم شدن مشتری را می‌گیرد. - سفارش فروش تا پیش‌نویس فاکتور: با ثبت سفارش، خود سایت یک پیش‌نویس فاکتور می‌سازد؛ هر سفارش فقط یک‌بار، حتی اگر رویداد دو بار برسد. بعد کاری برای بازبینی و ثبت نهایی به یک آدم سپرده می‌شود. اگر ساخت پیش‌نویس شکست بخورد، کاری برای ساخت دستی ثبت می‌شود تا سفارشی بی فاکتور نماند. - یادآور سررسید بدهی: هر روز ساعت ۹ صبح به وقت تهران، برای فاکتورهای سررسیدگذشته‌ای که هنوز یادآور باز ندارند کار پیگیری می‌سازد. یادآور تکراری روی هم تلنبار نمی‌شود. - هشدار موجودی کم: ساعت ۸:۳۰ هر روز، کالاهایی که به حد ایمنی یا حد پیش‌فرض شما رسیده‌اند در یک کار هشدار فهرست می‌شوند. - تیکت پشتیبانی: هر تیکت تازه یک کار پاسخ‌گویی می‌سازد؛ موعد همان روز برای اولویت بالا و فردا برای بقیه. - گزارش روزانهٔ مدیر: ساعت ۸ صبح، فروش دیروز و از آغاز سال، مطالبات، بدهی سررسیدگذشته، سرنخ‌ها و تیکت‌های باز در یک کار خلاصه می‌شود. مدیر پیش از اولین جلسهٔ روز می‌داند کجا باید دست بگذارد. - خوشامد مشتری تازه: با ثبت هر مشتری دو کار ساخته می‌شود، تماس خوشامد برای فردا و پیگیری رضایت یک هفته بعد. - پرداخت دریافتی: با ثبت هر پرداخت دریافتی، کاری برای فرستادن رسید و پیام تشکر به مسئول مربوط می‌رسد. سه گردش‌کار زمان‌بندی‌شده عمداً پشت هم چیده شده‌اند: اول گزارش مدیر، بعد انبار، بعد مطالبات. ساعت‌ها به وقت تهران‌اند و اگر شروع کار شما فرق دارد می‌توانید عوضشان کنید.

اتوماسیون وقتی ترسناک می‌شود که ندانید ربات تا کجا می‌تواند پیش برود. این‌جا مرزها روشن است. ربات n8n-bot هرگز سندی را ثبت نهایی نمی‌کند، لغو نمی‌کند و حذف نمی‌کند. مجوزش فقط خواندن داده‌های فروش، انبار و پشتیبانی و ساختن سرنخ، تیکت و کار است. مجوز ساخت یا ویرایش فاکتور ندارد؛ پیش‌نویس فاکتور را خود سایت می‌سازد، آن هم فقط از روی سفارش ثبت‌شده. فاکتور پیش‌نویس می‌ماند تا یک آدم نگاهش کند و تأیید بزند. ربات به بخش مالیاتی و پیامک دسترسی ندارد. از این گردش‌کارها هیچ سندی به سامانهٔ مؤدیان فرستاده نمی‌شود و هیچ پیامکی بیرون نمی‌رود. رسید و پیام تشکر را هم آدم می‌فرستد؛ گردش‌کار فقط یادش می‌اندازد. کلید و رازها فقط در Credentials خود n8n نگهداری می‌شوند. در فایل گردش‌کار، در لاگ و در گیت چیزی جز جای‌نگهدار نیست. اگر روزی خواستید همه‌چیز را متوقف کنید، خاموش کردن اتصال در تنظیمات هم وب‌هوک‌ها را از کار می‌اندازد و هم کاربر ربات را غیرفعال می‌کند؛ کلید API از همان لحظه بی‌اثر است.

پیش‌نیازها ساده است: یک نمونهٔ n8n با نشانی عمومی و https، یک کلید API از خود n8n، دسترسی مدیر سیستم در سایت و پایتون ۳. کتابخانهٔ اضافه‌ای لازم نیست. - گام یک: صفحهٔ N8N Settings را باز کنید، اتصال را روشن کنید، نشانی n8n را بنویسید و رویدادهایی را که می‌خواهید انتخاب و ذخیره کنید. - گام دو: دکمهٔ صدور کلید را بزنید. راز کاربر ربات فقط همان یک بار نشان داده می‌شود، پس همان لحظه نگهش دارید. راز وب‌هوک را هم از همین صفحه بردارید. - گام سه: این سه مقدار را در یک فایل JSON روی سروری که نصب را انجام می‌دهد بگذارید و دسترسی فایل را ببندید. این فایل نباید وارد گیت شود و پس از نصب می‌شود پاکش کرد. - گام چهار: نصب‌کننده را با یک فرمان اجرا کنید؛ نام سایت، نشانی n8n، کاربری که کارها به او سپرده می‌شود و نام شرکت را می‌گیرد. Credentials و هر نُه گردش‌کار ساخته و فعال می‌شوند. - گام پنج: دکمهٔ آزمون اتصال را بزنید. پاسخ ۲۰۰ یعنی همه‌چیز سر جایش است. نصب‌کننده تکرارپذیر است. اگر دوباره اجرایش کنید چیزی دوتا نمی‌شود؛ همان Credentials و همان گردش‌کارها بر پایهٔ نامشان پیدا و به‌روز می‌شوند. اگر دودل هستید، اول با حالت آزمایشی اجرا کنید که فقط قالب‌ها را پر و اعتبارسنجی می‌کند و چیزی به n8n نمی‌فرستد.

لازم نیست هر نُه گردش‌کار را یک‌جا روشن کنید. نصب‌کننده می‌تواند فقط شماره‌های دلخواه شما را نصب کند. پیشنهاد ما برای هفتهٔ اول سه‌تاست: آزمون اتصال، سرنخ تازه و گزارش روزانهٔ مدیر. اولی خیالتان را از اتصال راحت می‌کند، دومی همان روز اثرش را در فروش نشان می‌دهد و سومی به مدیر دلیل می‌دهد که هر صبح میزکار را باز کند. هفتهٔ دوم سراغ یادآور بدهی و هشدار موجودی بروید. برای موجودی، حد هشدار کالاهایی را که حد ایمنی ندارند هنگام نصب تعیین کنید؛ عدد را کم بگیرید تا تیم زیر هشدارهای بی‌مورد دفن نشود. اگر گردش‌کاری با روال شرکت شما جور نیست، متن کار، موعد و ساعت اجرا در فایل سازندهٔ گردش‌کارها عوض می‌شود و با اجرای دوبارهٔ نصب‌کننده نسخهٔ تازه جای قبلی می‌نشیند. قیمت افزونه ماهانه ۲٬۵۰۰٬۰۰۰ ریال به ازای هر کاربر (سالانه ۲۵٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال) است. جزئیات و ماشین‌حساب قیمت در صفحهٔ افزونه آمده است: https://zdr.ir/n8n-automation